Трудно представить современный офис без стука клавиатур или гула принтеров, извергающих десятки документов. Правильно подобранное оборудование — залог эффективного бизнеса, независимо от отрасли.
Какие устройства понадобятся в офисе и на что обращать внимание при выборе конкретных моделей? Подойдет ли вам МФУ или достаточно выбрать обычный принтер?
Какую оргтехнику выбрать?
Каким оборудованием и аксессуарами следует оборудовать свой офис, чтобы работать было комфортно и без перебоев? Сама тема очень обширна, и ветвить ее можно практически бесконечно. В конце концов, одни компьютеры или мониторы понадобятся команде графических дизайнеров или видеоредакторов, другие — программисту, а третьи — архитектору или дизайнеру интерьеров.
В этом руководстве мы сосредоточимся на устройствах и аксессуарах, которые будут использоваться в типичной офисной работе, в первую очередь ориентированной на редактирование текста, подготовку счетов и документов, просмотр веб-сайтов или создание электронных таблиц.
Офисный ноутбук — производительность и мобильность
Работа в офисе не всегда означает ограничение четырьмя стенами и восемью часами перед экраном компьютера. Иногда требуется выйти за пределы офиса, например, для встречи с клиентами. В таких ситуациях ноутбук незаменим. Это позволит клиенту комфортно представить предложение компании или обсудить ход реализации текущих проектов.
Выбор правильной модели важен, потому что, помимо функционального аспекта, ноутбук также должен играть репрезентативную роль. Кроме того, он должен обеспечивать комфортную работу как в офисе, так и за его пределами. Суммируя все потребности, связанные с использованием такого типа оборудования, можно перечислить несколько важных функций, которыми должен обладать хороший офисный ноутбук. Они здесь:
- Эффективный аккумулятор — избавляет от необходимости брать с собой кабели и избавляет от вопросов о возможности подключения к сети. Сегодня производители бизнес-ноутбуков могут оптимизировать аккумуляторы, чтобы они могли работать от одного заряда до нескольких часов. Настоящая мобильность без компромиссов
- Конструкция: легкая и в то же время прочная — постоянное перемещение между офисом и помещениями заказчика, работа в поездках, презентации на тренингах и конференциях. В таких условиях ноутбук постоянно подвергается повреждениям. Поэтому стоит выбирать модель, отличающуюся выдающейся прочностью, и при этом достаточно легкую, чтобы не стать мучением при транспортировке.
- Соответствующее количество разъемов — вход HDMI или VGA (теперь анахроничный и все реже и реже втречающийся) позволит вам подключить устройство к монитору или проектору, например, когда вы переключаетесь с мобильной работы на стационарную и хотите расширить свое рабочее пространство. с дополнительным экраном. Также приветствуются несколько входов USB 3.0 и USB 2.0. Как и кардридер.
- Экран — желательно с матовым антибликовым покрытием, чтобы изображение было одинаково читаемым в разных условиях освещения.
- Безопасность — вы знаете, насколько важны данные, которые хранятся на вашем ноутбуке. Производители бизнес-ноутбуков тоже знают об этом, поэтому они оснащают свои устройства рядом функций безопасности, такими как считыватель отпечатков пальцев или считыватель смарт-карт. Некоторые модели также имеют механическую защиту в виде крючков для веревки, с помощью которой вы будете прикреплять ноутбук к столу.
- Оперативность — в офисной работе нет времени на аппаратные ограничения. Вот почему стоит выбрать ноутбук с производительностью, обеспечивающей комфортную работу без перерывов и задержек. Двух- или четырехъядерного процессора с тактовой частотой выше 2,0 ГГц должно быть более чем достаточно для офисного использования. Для этого минимум 4 ГБ ОЗУ и обязательно SSD-накопитель, что ускорит работу и обеспечит хорошую защиту данных.
Принтеры и МФУ
Абсолютно необходимо. Счета-фактуры, предложения, контракты, заявления … хотя тенденции постепенно переходят в сторону электронных документов, офисы по-прежнему генерируют большие объемы бумаги, тем более что большинство документов по-прежнему хранятся в бумажной форме. Выбор лучшего принтера или МФУ во многом зависит от размера вашего офиса и того, чем вы занимаетесь каждый день.
Эксплуатационные расходы — важнейший критерий при выборе этого типа оборудования. В офисных приложениях они часто даже важнее, чем само качество печати. Прекрасным подтверждением этого тезиса является неизменно высокая популярность матричных принтеров, надежных, дешевых в эксплуатации, но при этом шумных и печатающих очень низкого качества.
Офисный измельчитель. Какой выбрать?
В контексте новых правил защиты персональных данных измельчитель стал незаменимым аксессуаром в каждом офисе. Неудивительно, что штрафы за утечку данных, вызванную неправильной обработкой, очень высоки. Таким образом, уничтожители документов — это не только эффективный инструмент для утилизации различных типов документов, но и отличный способ предотвратить проблемы, связанные с их попаданием в чужие руки.
В офисной практике документы, требующие безопасной утилизации, появляются практически каждый день. Поэтому стоит приобрести измельчитель с достаточно высокой мощностью, с более длительным временем работы и более вместительной корзиной для отходов. Стандарт DIN также важен, поскольку он определяет предлагаемые размеры и площадь вырезанных фрагментов документов в зависимости от содержащейся в них информации. Например, документы, отнесенные к категории «совершенно секретно», следует размещать на полосах шириной не более 2 мм.
Офисный роутер для бесперебойной работы
В офисах и компаниях, особенно в крупных, лучше всего работают проводные маршрутизаторы. Чаще всего у них нет антенн, и данные отправляются через кабели LAN, разветвляемые на последующие сетевые узлы, например, на коммутаторы , откуда они поступают на определенные рабочие станции.
Офисное программное обеспечение
Современные ноутбуки и настольные компьютеры бесполезны, если для них нет соответствующего программного обеспечения . Операционные системы, офисные программы, антивирусные программы или программы, предназначенные для работы с графикой и видео — это инструменты, без которых сложно представить работу в современном офисе.
В то время как разумность покупки некоторых приложений зависит от отрасли и специфики компании, офисные пакеты будут использоваться везде, где пишутся предложения, редактируются тексты, производятся расчеты или создаются мультимедийные презентации. И это всего лишь несколько базовых приложений для офисных пакетов, потому что их можно множить практически бесконечно.
Почему стоит инвестировать в оргтехнику и аксессуары?
Независимо от того, насколько компетентные и творческие сотрудники вы нанимаете, они не смогут выполнять свои обязанности максимально эффективно, если у них не будет для этого необходимых инструментов. Технологическое «узкое место» может замедлить их развитие, что рано или поздно отразится на состоянии всей компании, поэтому так важно оснащение офиса соответствующими электронными устройствами и аксессуарами.
Более того, многие устройства не только способствуют повышению эффективности и комфорта работы, но и позволяют снизить расходы, связанные с работой офиса, что также важно в контексте ухода за экология.